行政文員首先要做好文件管理方面的工作。這包括對各類文件的收發、登記、歸檔等。例如，每天要接收來自各個部門的文件，像業務部門的項目計劃書、財務部門的報表等，需要仔細登記文件的來源、日期、主題等關鍵信息，以便日后查詢。同時，對于重要文件要按照規定進行妥善歸檔，建立清晰的檔案索引，方便在需要時快速找到相關文件。在文件的保管過程中，還要注意保密性，不能隨意泄露文件內容。另外，行政文員還要負責辦公用品的管理，統計各部門辦公用品的需求，定期采購，并且合理分配辦公用品，避免浪費。
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行政文員有協助公司行政管理工作的義務。比如會議組織工作，從會議的前期籌備，確定會議的時間、地點、參會人員，發送會議通知，到會議期間的記錄工作，詳細記錄會議中的重要決策、討論內容和待辦事項等，再到會議結束后的總結與跟進，將會議紀要發送給相關人員，并對會議中提出的任務進行跟蹤，確保各項工作得到落實。同時，行政文員還要負責公司的日程安排，包括領導的行程安排，協調好各項事務的時間順序，避免沖突，保障公司日常運營的順暢進行。
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行政文員在辦公環境維護方面有著重要的義務。要保持辦公區域的整潔與有序，每天上班前檢查公共區域的衛生情況，如會議室、走廊等，督促保潔人員及時清理。還要負責辦公設備的日常管理，像打印機、復印機等設備，定期聯系專業人員進行維護保養，當設備出現小故障時，嘗試簡單的故障排查，如卡紙等問題的處理。在人員接待方面，行政文員要熱情、禮貌地接待來訪人員，準確傳達來訪者的信息給相關人員，安排合適的會面場所，提供必要的飲品等服務，給來訪者留下良好的公司印象。